1. Administrator danych
Administratorem danych opisanych w tej polityce jest Arctia Solutions ehf., kt. 500626-0620. Pytania o prywatność: info@arctiapro.is lub +354 787 4298.
2. Jakie dane zbieramy
- Dane kontaktowe: imię i nazwisko, osoba kontaktowa, e-mail, telefon i adres.
- Kennitala osób i firm (islandzki numer identyfikacyjny).
- Dane urządzeń: rodzaj, marka, model, numer seryjny, lokalizacja, data zakupu i daty gwarancji.
- Dane zleceń: data i godzina zgłoszenia, Twój opis, notatki technika, użyte części, czas pracy na miejscu, ceny i faktury.
- Konto w portalu: e-mail jako login i czas logowania.
- Ustawienia zapisane w Twojej przeglądarce: język (zob. polityka cookies).
3. Cel i podstawa prawna
- Przyjęcie, wykonanie i rozliczenie naprawy oraz obsługa gwarancji: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
- Prowadzenie księgowości: obowiązek prawny wynikający z islandzkiej ustawy o rachunkowości nr 145/1994 (lit. c).
- Prowadzenie historii serwisowej urządzeń, zapobieganie nadużyciom i bezpieczeństwo systemów: prawnie uzasadniony interes (lit. f).
- Wysyłka informacji i ofert: tylko za Twoją zgodą, którą możesz w każdej chwili wycofać.
4. Kennitala
Używamy kennitali, aby pewnie Cię zidentyfikować i poprawnie wystawić fakturę, co dopuszcza art. 13 ustawy nr 90/2018. Jeśli ją podasz, możemy sprawdzić imię i nazwisko oraz adres w rejestrze Þjóðskrá Íslands (osoby) lub Fyrirtækjaskrá (firmy) przez uprawnionego dostawcę.
5. Komu przekazujemy dane
- Naszym pracownikom i technikom, którzy realizują zlecenie.
- Podmiotom przetwarzającym na nasze zlecenie na podstawie umowy powierzenia: hosting, IT, księgowość i fakturowanie.
- Producentom lub ich przedstawicielom przy zgłoszeniu gwarancyjnym, w zakresie potrzebnym do zgłoszenia.
- Organom publicznym, gdy wymaga tego prawo.
Nigdy nie sprzedajemy danych osobowych.
6. Przekazywanie poza EOG
Jeśli dostawca przechowuje dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, korzystamy wyłącznie z zabezpieczeń przewidzianych w RODO, np. standardowych klauzul umownych UE.
7. Jak długo przechowujemy dane
- Dokumenty księgowe i faktury: 7 lat, zgodnie z ustawą o rachunkowości.
- Historia serwisowa urządzenia: przez czas współpracy i do 4 lat od ostatniego zlecenia, aby można było rozpatrzyć gwarancję i reklamacje.
- Konto w portalu: do czasu, gdy poprosisz o jego zamknięcie, chyba że prawo wymaga przechowania części danych.
- Wiadomości z formularza, które nie zakończyły się zleceniem: do 12 miesięcy.
8. Twoje prawa
Masz prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia oraz do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Napisz na info@arctiapro.is. Odpowiadamy w ciągu miesiąca.
Możesz też złożyć skargę do islandzkiego organu ochrony danych Persónuvernd: personuvernd.is.
9. Bezpieczeństwo
Dostęp do danych klientów mają tylko osoby, które go potrzebują. Połączenia są szyfrowane, a dostęp rejestrowany.
10. Zmiany
Aktualizujemy politykę, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych. Data na górze wskazuje najnowszą wersję.